Código de Buen Gobiernoa
CAPÍTULO III
SISTEMAS DE CONTROL
Articulo Cuarto
Instancias de Nuestro Control Interno.
El control interno de Gas Natural Comprimido S,A. gazel se ejerce a través de las siguientes instancias.
Auditoria Interna
La gestión de auditoria está basada en un enfoque de gerencia de riesgos del negocio, lo que implica hacer énfasis en las funciones o áreas de mayor riesgo, identificándolos y evaluándolos por líneas y procesos críticos del negocio de Gas Natural Comprimido S.A. gazel . Teniendo en cuenta lo anterior, la Auditoria Interna:
• Ayuda a identificar riesgos del negocio.
• Concentra la acción en los objetivos del negocio y en la percepción de los factores críticos de éxito.
• Orienta y guía en el establecimiento de políticas y sistemas de control apropiados para el manejo efectivo de los riesgos. • Evalúa permanentemente el ambiente de control interno.
• Ejerce una función de evaluador independiente, vigilando el cumplimiento de las disposiciones internas y externas, y determina y previene el riesgo de fraude.
• Emite informes de las auditorias realizadas. Artículo Quinto. Instancias del Control Externo.
5.1 Revisoría Fiscal
5.1.1 Funciones. De conformidad con lo establecido en la Ley y en los Estatutos, el Revisor Fiscal, participa en el proceso de control interno de la empresa, al evaluar, entre otros:
* Si los actos de los administradores de la sociedad se ajustan a los Estatutos y a las órdenes o instrucciones de la Asamblea o Junta Directiva,
• Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas y de registro de acciones, se llevan y se conservan debidamente,
* Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la sociedad o de terceros que estén en poder de la empresa.
El informe que presenta el Revisor Fiscal a la Junta Directiva y a la Asamblea incluye su concepto sobre el cumplimiento de los aspectos anteriores.
El Revisor Fiscal tiene, asimismo, derecho a inspeccionar en cualquier tiempo los libros de contabilidad, libros de actas, correspondencia, comprobantes de las cuentas y demás papeles de la sociedad.
5.1.2 Elección. La Revisoría Fiscal debe estar a cargo de una firma reconocida por su integridad y experiencia que debe tener un lugar de privilegio entre las mas destacadas firmas por su observancia de los estándares profesionales y su adherencia a los estándares de controles de calidad que demuestren su compromiso de proveer servicios de la más alta calidad de modo que cumpla con los requisitos exigidos por la ley y los estatutos de la compañía. Los estatutos de Gas Natural Comprimido S.A. gazel contemplan que el Revisor Fiscal, con su suplente, son elegidos por la Asamblea General de Accionistas para períodos de dos (2) años.
La remuneración del Revisor Fiscal, así como la de los auxiliares y colaboradores que están bajo su dirección, es fijada por la Asamblea General de Accionistas.
El Revisor Fiscal sólo estará bajo la dependencia de la Asamblea.
Cuando las circunstancias lo exijan, a juicio de la Asamblea, el Revisor Fiscal podrá tener auxiliares u otros colaboradores nombrados y removidos libremente por él, quienes obrarán bajo su dirección y responsabilidad, con la remuneración que fije la Asamblea, sin perjuicio de que los revisores tengan colaboración o auxiliares contratados y nombrados libremente por ellos.
Adicionalmente, después de cierto tiempo se considera prudente la rotación de los revisores fiscales, para que otras firmas de reconocido prestigio puedan ejercer esta actividad. Con ello, se le otorgan mayores garantías a los accionistas y se asegura una total transparencia en la gestión de la Revisoría.
5.1.3 Prohibiciones especiales para ser Revisor Fiscal. No pueden ser Revisor Fiscal:
* Quienes sean asociados de la misma empresa o de alguna de sus subordinadas,
* Quienes están ligados por matrimonio o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, primero civil o segundo de afinidad o sean conocidos de los administradores y funcionarios directivos, el cajero, el auditor o el contador de la misma sociedad, y
* Quienes desempeñan en la misma empresa o en sus subordinadas cualquier otro cargo.
El Revisor Fiscal elegido, no podrá desempeñar en la misma sociedad ni en sus subordinadas cargo alguno durante el período respectivo.
5.1.4 Información del Revisor Fiscal a los Accionistas acerca de los Hallazgos Relevantes.
El Revisor Fiscal en el dictamen que rinde a los accionistas en la Asamblea General debe incluir los hallazgos relevantes, con el propósito de que los accionistas y demás inversionistas cuenten con la información necesaria para tomar decisiones sobre los correspondientes valores.
5.1.5 Superintendencia de Industria y Comercio:
La Superintendencia de Industria y Comercio es la encargada de ejercer vigilancia y control sobre el cumplimiento de los requisitos técnicos en la operación de las estaciones de servicio, todo ello de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1605 de 2.002 expedido por El Ministerio de Minas y Energía y El Ministerio de Desarrollo Económico. Esta Superintendencia vigilará la empresa con el fin de investigar y sancionar si fuere el caso las prácticas que puedan constituir restricciones indebidas a la libre competencia en los términos del Decreto 2153 de 1.992, y en particular los artículos 46 a 52 y las normas que lo complementen, modifiquen o adicionen.
5.1.6 Superintendencia de Sociedades:
A la Superintendencia de Sociedades le corresponde realizar la inspección, vigilancia y control de la sociedad. En consideración a lo anterior es obligación legal de la sociedad enviar copia a esta Superintendencia de los balances de fin de ejercicio con el estado de cuentas de pérdidas y ganancias. Es así como por medio de circular externa dirigida a la sociedad, solicita la información financiera que deberá ser diligenciada en el software suministrado por la superintendencia. Una vez diligenciada la información ésta deberá enviarse por Internet a la Superintendencia o en disquette dentro de los plazos determinados en dicha circular.
