Código de Buen Gobierno
CAPÍTULO II
MECANISMOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL
Articulo Tercero
Evaluación y Control de la Actividad de los Administradores, Principales Ejecutivos y Directores.
Gas Natural Comprimido S.A. gazel utiliza los siguientes mecanismos para realizar seguimiento a sus principales procesos y a los responsables de los mismos, a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos corporativos, el mejoramiento continuo de la organización y la permanencia de ésta en el tiempo.
3.1 Asamblea General de Accionistas
Es el máximo órgano social de la sociedad y como tal le corresponde ejercer el control de todas sus actividades y procesos, solicitar los informes que considere convenientes y tomar las medidas necesarias para garantizar una administración efectiva y transparente.
3.2 Plan Estratégico del Negocio
Es el documento que contiene los objetivos y metas estratégicas del negocio y los indicadores de resultados, planteados en el marco de las perspectivas financiera, del cliente, de los procesos internos y del aprendizaje y crecimiento del personal.
3.3 Gestión de Calidad
Como corporación de negocios alrededor del gas natural vehicular, en Gas Natural Comprimido S.A. gazel entendemos la calidad como el compromiso de conocer y comprender plenamente el negocio y las necesidades de nuestros clientes, y satisfacerlas en forma absoluta mediante productos y servicios diferenciados y de valor agregado, acompañándolos desde el momento de su conversión y durante su experiencia como usuario de GNV.
Para garantizar la satisfacción y lealtad de nuestros clientes se ha implementado su Sistema de Gestión de Calidad -SGC-, con base en la norma ISO 9001, versión 2000, para diseño, construcción, y mantenimiento de estaciones de servicio y Venta de gas natural vehicular.
La auditoría de calidad es un proceso sistemático, independiente y documentado de evaluación orientado a obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva, con el objeto de determinar el alcance del cumplimiento por parte de la organización de los requisitos legales, contractuales, normativos y específicamente los relacionados con la norma ISO 9001.
Con el propósito de garantizar la eficacia del SGC y su adaptación a los cambios que se puedan presentar, se realizan anualmente auditorias de seguimiento a áreas y procesos previamente establecidos, a través de las entidades responsables como son Instituto Colombiano de Normas Técnicas -ICONTEC- y The International Certification Network -IQNet-, además, de las auditorias internas por parte de un grupo de auditores calificados pertenecientes a diferentes áreas de la organización.
Los siguientes niveles de decisión hacen parte de la organización interna de Gas Natural Comprimido S.A. gazel y son responsables de evaluar y hacer seguimiento a los procesos y actividades de tal manera que cumplan con lo establecido en la norma y los estándares nacionales, internacionales e internos.
3.3.1 El Comité de Mejoramiento: El Comité de Mejoramiento está conformado por los Gerentes y el Profesional de Calidad, cuya función principal es evaluar el avance de los objetivos y proyectos del plan estratégico, y el cumplimiento de los objetivos de calidad. De igual forma es el responsable del mejoramiento continuo de los procesos, a partir del análisis de no conformidades, quejas y reclamos, resultados de auditoria, análisis de indicadores. Los aspectos tratados en cada Comité y compromisos de mejoramiento quedan plasmados en un acta
3.3.2 El Comité Comercial: El Comité Comercial está conformado por el Gerente de la Unidad de GNV y los Directores Regionales, su función principal es revisar los resultados generales de la unidad de venta de gas y establecer planes de mejora, así como revisar el cumplimiento del plan de crecimiento, sus indicadores y presentar propuestas de nuevos proyectos.
3.3.3 Comité de Aprobación de Proyectos: El Comité de Aprobación de Proyectos está conformado por el Gerente General, el Gerente de la unidad de GNV el Gerente Administrativo y Financiero y el Gerente de Operaciones. Su función principal es asegurar que las propuestas de nuevos proyectos de estaciones, de ampliaciones y remodelaciones, sean aprobadas cumpliendo con los parámetros de inversión, diseños y propuestas de valor establecidos por Gas Natural Comprimido S.A gazel , contribuyendo a logro de los planes estratégicos de la compañía.
• Los Grupos Primarios: Los Grupos Primarios son liderados por los jefes y sus colaboradores. La función principal de estos grupos es propender por el mejoramiento continuo de los procesos que lidera, mediante el seguimiento y evaluación al cumplimiento de los indicadores de los procesos definidos en el tablero de la gerencia y las No conformidades de los procesos.
3.4 Responsables de los procesos y su equipo de trabajo. Hacen seguimiento a las diferentes etapas de los procesos y proyectos de mejora y actualizan la información de los indicadores asociados.
Todas las políticas, las normas, los procedimientos e instructivos están compilados en una herramienta de software, que permite la fácil actualización y divulgación, publicada en la Intranet para el acceso permanente de los funcionarios.
3.5 Evaluación del Servicio al Cliente
Este programa tiene como objetivo principal asegurar el servicio al cliente final, fundamentado en la cadena de servicio al cliente interno.
Periódicamente, Gas Natural Comprimido S.A . gazel realiza ejercicios de retroalimentación entre sus clientes internos y externos, a fin de garantizar que los servicios que presta cumplan con los estándares de calidad establecidos.
El ejercicio de medición a nivel interno, está orientado a que las áreas clientes expresen su percepción sobre los servicios recibidos de las diferentes dependencias previamente definidas como sus proveedoras. La información recogida en este proceso permite focalizar aspectos a mejorar y establecer acuerdos de servicio entre las partes.
A nivel externo, se evalúa el concepto de los clientes sobre el cumplimiento de los acuerdos establecidos en los contratos de transporte de gas y sus expectativas de servicio.
Los resultados de este programa, además de contribuir a la mejora continua de la prestación del servicio, permiten evaluar la gestión de la organización.
3.6 Auditor Interno
El auditor Interno realiza una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la organización. Ayuda a que ésta cumpla sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección, de acuerdo con los lineamientos estratégicos corporativos, normas internas y normas establecidas por los entes reguladores y fiscales.
Todas las áreas son auditadas, de acuerdo con un programa anual elaborado de conformidad con el mapa de riesgos de la empresa.
3.7 Revisoría Fiscal
El Revisor Fiscal, en cumplimiento de lo dispuesto en el Código de Comercio, los Estatutos Sociales y demás normas que reglamentan sus funciones, tiene la obligación de verificar que todas las actividades realizadas por los administradores y funcionarios de la sociedad, estén ajustadas a lo dispuesto en la Ley, los Estatutos y las decisiones de la Asamblea y Junta Directiva y, por tanto, informar oportunamente por escrito sobre cualquier irregularidad.
Asimismo, los accionistas puede pedir explicaciones por escrito al Revisor Fiscal sobre asuntos de su competencia, pero éste no puede suministrarlas en forma privada o particular al accionista, sino que debe referirse a ellas cuando redacte su informe a la Asamblea General. En el curso de los debates de la Asamblea cualquier accionista puede solicitar al Revisor Fiscal las explicaciones necesarias sobre los resultados económicos del ejercicio y la marcha de los negocios sociales, estando éste en obligación de contestarlas.
En las reuniones de Junta Directiva, cualquiera de sus miembros puede solicitar al Revisor Fiscal explicaciones sobre los estados financieros de la empresa, los que la Junta Directiva está en la obligación de presentar a la Asamblea, y por los cuales responde ante la misma. El Revisor tiene la obligación de absolver un cuestionario escrito, siempre que éste haya sido aprobado por la Junta Directiva con la mayoría prevista en los Estatutos; de lo contrario, no sería un acto de la Junta sino un acto particular o individual de uno o más miembros de la misma, que no vincula al Revisor Fiscal.
